Pourquoi Excel ne suffit pas pour bien gérer une table de capitalisation

La table de capitalisation fait évidemment partie des informations essentielles de votre entreprise. Loin de rester statique, elle évolue avec le temps et nécessite d’être constamment mise  à jour.

Une émission de titres, une levée de fonds ou tout autre mouvement de votre comptabilité titre doit être systématiquement répercuté dans votre table de capitalisation.

Mais tenir celle-ci à jour peut s'avérer être très complexe. Spécifiquement, si vous bénéficiez de nombreux investisseurs et d'un plan d’intéressement conséquent.

1) Les limitations d'Excel

Si Excel permet en théorie d’assurer le suivi de votre table de capitalisation, un certain nombre de sujets reste problématique et source d’erreurs (il n’est pas possible de fiabiliser les données, de faire du versionning, de suivre les personnes qui pourraient modifier le fichier, ou encore d’assurer la pérennité du fichier en cas de départ de son auteur…).  Voici ci-dessous, quelques6unes des problématiques soulevez par l'utilisation d'Excel pour le suivi de sa captable.

Le suivi (la legacy) des données

Un fichier Excel bien que partageable, ne propose que peu de fonctions pour assurer la pérennité des données, surtout quand celui-ci est rattaché à un compte ou utilisateur qui quittera la société. De plus un fichier Excel peut être copié ou modifié, ce qui pose des questions de validité des données.

Les formules et les erreurs de calcul

On constate de nombreuses incohérences dans les tables de capitalisation. Beaucoup sont dues à des erreurs d'inattentions, de formules ou de méthodologie inadaptées à certaines situations. Il faut alors rechercher les erreurs, les comprendre et les corriger ce qui demande énormément de temps.

Excel n'est pas pensé pour un exercice qui sera appelé à se complexifier

Excel ne possédant aucun moyen de vérifier la validité des résultats, ou de fiabiliser les données, effectuer un suivi à jour peut vite devenir un parcours du combattant. Avez vous bien, renseigné les VMDAC de la dernière attribution ? Étaient elles simples ? Ou composées ? Avez vous bien pris en compte les derniers actionnaires rentrés suite à un exercice ?

 

2) Migrez vers une mise à jour automatique et vérifiée de votre table de capitalisation

En consolidant l’intégralité de votre documentation juridique corporate via notre solution SaaS, Uplaw vous permet de construire une table de capitalisation fiable en seulement quelques étapes.

1) Chargement de la documentation relative à votre comptabilité titres

L'une des particularités de notre solution est de construire votre table de capitalisation sur la base de votre documentation juridique , et ce, après l’analyse experte de nos juristes et avocats. 

2) Constitution de votre table de capitalisation

Sur la base de votre documentation juridique, Uplaw reconstitue ensuite votre table de capitalisation avec une fiabilité de 100%. Aucune erreur ne peut-être commise dans la mesure où les informations viennent de votre documentation. 

3) Mise à jour de votre table de capitalisation

À chaque nouvelle opération sur titres, votre table de capitalisation se met automatiquement à jour sur la base de votre documentation. 

Vous l'avez compris les problèmes que soulèvent l'utilisation d'Excel, plutôt que d'une solution adéquate reviennent à choisir un outil répondant aux besoins de la profession, plutôt que faire appel à un tableur qui ne peux, fonctionnellement répondre à tous vos besoins.

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